We moved... Cicero Zorggroep op weg naar een nieuwe organisatiestructuur & cultuur


Een nieuwe visie, een nieuwe organisatiestructuur en nieuwe functies. Zo’n drie jaar geleden besloot Cicero Zorggroep in Zuid-Limburg haar visie en bijbehorende werkwijze onder handen te nemen. Het resultaat? Een insteek waarbij ‘Cliënt Centraal’ het uitgangspunt werd van de manier van denken en doen. Dit leidde tot een ingrijpende transitie die de nodige gevolgen had op zowel de werkvloer, alsook voor de interne cultuur en de samenwerking met externe partners. Cicero schakelde HRMoovs in. Samen doorliepen we een intensief traject om ervoor te zorgen dat de nieuwe filosofie op de juiste manier zou landen en beklijven bij alle Cicero medewerkers, binnen alle lagen in de organisatie. Hilde Heussen en Henk Smits, beiden directeur Intramurale Zorg, Vastgoed en Facilitaire zaken bij Cicero, vertellen erover.


Kleur bekennen

"Hoe zorgen we ervoor dat we de nieuw structuur, zoals we die als cicero gecreëerd hebben, verankerd en verbonden krijgen binnen de verschillende locaties van onze organisatie?" Zo luidde de vraag waarmee wij terechtkwamen bij HRMoovs" aldus Henk. "En daarop aansluitend: Hoe laten we de mt's van alle afzonderlijke locaties als eenheid functioneren? In januari 2016 zijn we samen met HRMoovs een intensief management development traject gestart. Dat heeft uiteindelijk zo'n drie jaar gelopen." Hilde: "Het traject startte met een persoonlijk drijfveren programma binnen de mt's om elkaar beter, en vooral ook, op een andere manier te leren kennen. Aan iedereen is daarbij een kleur (of kleurenpallet) toegekend, passend binnen het principe van het drijfveren programma. Dat was meteen een heel verhelderend proces. Hoe zit iemand in elkaar? Wat drijft hem of haar? Waarom maakt hij/zij bepaalde keuzes? Die inzichten waren heel waardevol. Vervolgens zijn alle MT-leden met specifieke opdrachten aan de slag gegaan. Ieder voor zijn eigen locatie, maar vanuit een gezamenlijk vertrekpunt. In eerste instantie was dit programma alleen gericht op de intramurale zorg, dus alleen binnen de locaties van Cicero. Later, in 2018, is er een verdiepingsslag gemaakt naar de directe schil er omheen, denk aan behandelaren en ondersteunende diensten zoals HR, Financien etc.

Opmerkelijke keuzes Op weg naar een nieuwe structuur werden binnen de directie van Cicero een paar opmerkelijke keuzes gemaakt. Daar waar andere organisaties steeds meer toewerken naar een platte structuur, kozen ze er bij Cicero juist heel bewust voor om een vierde managementlaag toe te voegen. Hilde: “Dit heeft er alles mee te maken dat wij erin geloven op die manier de zorg en alles wat daarmee verband houdt, oftewel het hele ‘primaire proces’ optimaal rondom de cliënt te kunnen concentreren.” Henk: “Dat brengt ons meteen bij een volgende keuze. Want we hebben er ook voor gekozen voortaan te spreken van ‘primair proces’ in plaats van zorgproces. Niet alleen zorg, maar ook eten, drinken en welzijn vallen daaronder. Al die zaken die een cliënt nodig heeft ten gunste van zijn/haar welzijn. Zorgproces dekt de lading dan niet meer. Juist ook door die extra vierde managementlaag behoudt elke locatie nu zijn eigen identiteit en verantwoordelijkheid, om dit te kunnen waarborgen.” Hilde: “Uiteraard wel vanuit dezelfde uitgangsposities. Want we willen voorkomen dat de losse locaties die samen Cicero vormen, eilanden op zich worden. Je moet immers met elkaar verbonden blijven en met elkaar blijven delen en communiceren.”


HRMoovs keek niet alleen naar aanwezige kennis, ervaring en competenties, maar had ook oog voor de eigen cultuur en de aanwezige emoties; de zogenaamde soft skills.

Soft skills

En die verbinding, dat is met name iets waar wij als HRMoovs een rol hebben gespeeld tijdens de begeleiding van de afzonderlijke locaties. Henk: “Het was de taak van Joyce en Monique om iedereen binnen die locaties klaar te stomen voor een volgende stap. Ze hebben het traject opgeknipt in modules en fases en in groepen gewerkt. Ze wisten daarbij een bijzondere dynamiek en aangename sfeer te creëren om mensen een nieuw teamgevoel mee te geven met ruimte voor constructieve kritiek.” Hilde: “Wat wij daarbij als bijzonder prettig hebben ervaren, is dat zij niet alleen keken naar aanwezige kennis, ervaring en competenties, maar ook oog hadden voor de eigen cultuur van een locatie, de emoties en gevoel; de zogenaamde soft skills. Volgens de dames is dat misschien nog wel belangrijker. Een inzicht dat ze ons hebben meegegeven. Zowel Joyce als Monique bleven kritisch reflecteren en gingen confrontaties niet uit de weg om, waar nodig, dingen terug te leggen bij de medewerker zelf. Aanvullend hebben zij afzonderlijke medewerkers die extra hulp wenste, 1 op 1 coaching aangeboden, om hen voor te bereiden op hun (nieuwe) functie en de opdracht die bij die functie hoort. Dit werd door medewerkers over het algemeen als een cadeau ervaren. Ze ervaarden die begeleiding allesbehalve een verplichting.” Henk: “Joyce en Monique hebben ervoor gezorgd dat er voortdurend aandacht was voor verbinding. Wij hadden de bouwstenen, zij zorgden voor de lijm om die eenheid te krijgen. Het heeft er uiteindelijk toe geleid dat de verbondenheid tussen medewerkers onderling, maar ook tussen medewerkers en cliënten en tussen onze zorgverleners en behandelaren binnen dat primaire proces, een flinke boost heeft gekregen. Al die verschillende ‘actoren’ in dat proces begrijpen elkaar nu veel beter. Ze weten van elkaar wat ze doen en waarom ze dingen op een bepaalde manier doen.” De conclusie? Hilde: “Ondanks een heel intensief en ingrijpend traject hebben maar weinig mensen de organisatie verlaten en zijn er vooral mensen die van functie veranderd zijn en op een plek zitten die hen beter past. Dat zegt in mijn ogen heel veel.” Henk: “Aan het einde van de rit mogen we nu wel zeggen dat iedereen het ‘Cicero gevoel’ op een heel natuurlijk manier zelf ademt.”


Joyce en Monique hebben ervoor gezorgd dat er voortdurend aandacht was voor verbinding. Wij hadden de bouwstenen, zij zorgden voor de lijm om eenheid te krijgen.

100% score

En zo blijkt. In april heeft Cicero bezoek gehad van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd en behaalde daarbij een score van maar liefst 100%. Iets wat vrij uniek is. Henk: “De inspectie gaf aan onder de indruk te zijn van wat ze aantroffen. Wat volgens hen heel opvallend was, is hoezeer onze ‘Client Centraal’ visie is doorgedrongen tot in elke laag binnen onze organisatie. Het was vooraf niet bekend welke locaties de Inspectie zou bezoeken, dus we hebben dat niet kunnen voorbereiden. Ze zijn bij verschillende locaties geweest en hebben daar los van elkaar met verschillende mensen en medewerkers gesproken die stuk voor stuk hetzelfde verhaal wisten over te brengen in woord en daad. Daar zijn we uiteraard heel trots op.”


Klaar voor de toekomst En nu? Henk: “Na drie jaar heeft dit intensieve programma zijn waarde bewezen. Om die waarde in stand te houden, is dit volgens ons het moment om ermee te stoppen om dit heel actief te blijven voeden. Op een gegeven moment moet je erop vertrouwen dat de basis goed is en het voldoende is doorgedrongen en we klaar zijn voor de toekomst. Anders sla je door en bereik je juist het tegenovergestelde. Wat overigens niet betekent dat we nu achteroverleunen. De zorg is en blijft voortdurend onderhevig aan zoveel ontwikkelingen en veranderingen die elkaar razendsnel opvolgen. Daar moet je als organisatie op voorbereid zijn. Zo zijn we inmiddels alweer in een nieuw traject beland. Onder de noemer ‘Medewerker Cruciaal’ werken we aan een programma dat erop gericht is medewerkers aan te trekken en aan ons te binden. Met o.a. aandacht voor de vraag hoe we de aantrekkingskracht kunnen vergroten en jongeren op de juiste manier aanspreken. We hebben te maken met een behoorlijk krappe arbeidsmarkt en de vergrijzing staat voor de deur. Daarmee dient de volgende, niet geringe uitdaging zich dus alweer aan.”

124 keer bekeken

Bezoekadres

Bergerstraat 2

6226 NA Maastricht

KvK: 58964444

Certificering/licenties

© 2018 HRMoovs B.V. | KvK 58964444 |

 

  • Instagram HRMoovs
  • Facebook HRMoovs
  • LinkedIn HRMoovs